レンタルオフィスの賢い使い方！フリーランス・法人別の利用用途解説
費用を抑えて手軽で素早くオフィスを構えられる方法として、レンタルオフィスを活用する人が増えています。
最近はスタートアップ時の起業家やフリーランサーだけでなく、法人での利用も増えていますが、それぞれどのような使い方をしているのでしょうか。
この記事では、レンタルオフィスの利用用途やレンタルオフィスで受けられるサービスとともに、その賢い使い方と利用用途について解説します。
レンタルオフィスの使い方とサービス内容について
打合せや商談で会議室やセミナールーム、応接室を使用
レンタルオフィスには、個室スペースとは別に会議室やセミナールーム、応接室が用意されている場合もあります。使用料金やルールについては、それぞれのレンタルオフィスにより異なりますが、契約者であれば比較的リーズナブル、または無料で借りられる場合が多いです。
数人で働く会社で、会議やミーティングが多い場合、レンタルオフィスに会議室があれば毎回場所を探す手間が省けます。また、社外の人との商談や打合せを行う場合も、カフェやレストランなどの人が多い場所ではなく、きちんとした個室の会議室や応接室を使える方が、取引先からの信用が高まるというメリットもあります。例えば、社会的な信用が重要視される士業などの職業であれば、打ち合わせ時にレンタルオフィスの会議室を使用するメリットは大きいと言えるでしょう。
レンタルオフィスには会議室の他に、一般の人を招いてセミナーを行える部屋が使える場合もありますので、ご自身の用途に応じて、こうしたサービスを利用できるレンタルオフィスを選ぶのをおすすめします。
サービスを利用して、ビジネスをより快適に
レンタルオフィスには、個室のワークスペースや会議室利用の他、スモールビジネスに役立つ様々なサービスが提供されている場合があります。そうした秘書的な機能を活用するのも、レンタルオフィスの便利な活用法のひとつです。
一般的には、以下のようなサービスを受けられる場合が多いです。
電話代行サービス
レンタルオフィスを契約すると、個別の電話番号を、入居者の会社の専用番号として使用できることがあります。また、その番号にかかってきた電話の応対をしてもらえる、電話代行サービスを受けられることもあります。
ひとりでビジネスをしていると、電話をとるのが難しいことも多いでしょう。取引先がメールで用件を伝えたり、留守番電話にメッセージを残してくれる場合は良いですが、必ずしもすべての人がこうした対応をするとは限りません。
1本の電話に出られなかったために、大きな仕事のチャンスを逃したり、トラブルに繋がる可能性もゼロではありません。
そうした電話に出られない場合のリスクを減らしたい人は、レンタルオフィスと併せて利用できる電話代行サービスを利用すると良いでしょう。
郵便受け取りサービス
契約したレンタルオフィスの住所は、そのまま自社の住所として使用することができます。そのため、その住所を公表していれば郵便物が届くことになります。
届いた郵便物はレンタルオフィスの受付の人が受け取って管理してくれる場合や、個別郵便受けが設置されているレンタルオフィスでは郵便受けに郵便物が届く場合もあります。
場合によっては、明らかに宣伝目的のDMを整理してくれたり、なかなか受付へ取りに行けない場合には自宅へ転送してくれたりという対応を行ってくれるレンタルオフィスもあります。郵便物の受け取りサービスの形態は運営会社によって異なるので、オフィス契約を検討する際には自分の働き方に合っているか確認するようにしましょう。
来客対応
レンタルオフィスに受付スタッフが常駐している場合、来客への対応を、受付のスタッフが行ってくれます。礼儀作法がしっかりとした対応がなされると、大企業のようで来訪者の印象も良いでしょう。来客対応が丁寧にされることで、自社の信用力を高めるのに一役買ってくれます。
社外の人の訪問が多い職業の場合は、受付対応がしっかりしたレンタルオフィスを選び、信用力アップのために利用するのをおすすめします。
法人登記
法人登記を考えている場合、レンタルオフィスの住所を利用できることがあります。登記用としてレンタルオフィスの住所利用を考えている方は、まず登記が可能かどうかを運営会社に確認するようにしましょう。
法人登記については法律に則って行う必要があります。そのため、ルールに従って運営されている信用性の高いレンタルオフィスを見極めることが大切です。
一般的なレンタルオフィスの場合、身分証明書のみで入居できるため怪しい人の出入りがある場合があります。エキスパートオフィスは他社レンタルオフィス様よりもご利用者様に安心してご利用していただくため、審査が厳しいのでご了承くださいませ。
オフィスアンケート調査から見るレンタルオフィスの利用用途
オフィスアンケート調査からフリーランスや個人事業主、法人がどのような利用用途でレンタルオフィスを利用しているのかまとめました。
- フリーランス・起業家のスタートアップの拠点として
- 地方から都心へのサテライトオフィスとしての拠点開設
- 職住近接させるため・取引先へのアクセス
- コスト削減
- 働き方改革のため
- 即入居、移転のしやすさが可能なプロジェクトオフィス
- (人員増加をしたときに住所変更をせずに）増床/減床が可能
- 短期からの契約が可能なため柔軟に契約内容を変更できる。
アンケート実施期間：2019年5月1日～2020年3月6日
対象者：エキスパートオフィス内覧申込者
起業家やフリーランスの仕事場としてのレンタルオフィスの活用法
レンタルオフィスは、リーズナブルにオフィススペースを借りられるサービスです。
基本的にオフィス機能に必要な備品（机・椅子・Wi-Fi等）が揃っており、ビルの一室を賃貸オフィスとして借りるよりも低コストで利用できるため、費用を抑えつつオフィスを構えたり、ワークスペースを確保したりしたい方に多く利用されています。
地方から都心へのサテライトオフィスとしての拠点開設ワークスペースとして個室を使用
レンタルオフィス利用方法の基本は、ワークスペースでの作業や実務です。最近はコワーキングスペースなどでオープンスペースを利用できるサービスもありますが、レンタルオフィスでは入居者ごとに執務室が用意されているのが一般的なので、オープンスペースより静かで落ち着いた、自分専用の場所を使うことができます。
したがって、コワーキングスペースなどで起こりがちな「使おうと思ったのに空きがない」という状況になる心配はありません。レンタルオフィスの営業時間内であれば、自由に出入りして使用することができます。
レンタルオフィスを利用する層は主に、個人起業家やフリーランサーですが、地方又は都心の企業がレンタルオフィスをサテライトオフィスの営業所として利用をするケースがあります。法人企業のため、荷物やパソコン・小さなプリンター等を置くとなると固定のオフィスが必要になってきますので、サテライトオフィスや地方営業所としての利用もおすすめです。
職住近接させるため・取引先へのアクセスの近くにするため
フリーランスエンジニアの方はテレワークなどで場所にとらわれず仕事をしているかと思います。個人事業主の方もわざわざ遠くのオフィスまで通う必要はないので、オフィスから近くに住む『職住近接』を求めるお客様が多くいらっしゃいます。
フリーランスエンジニアの方は拠点さえあれば良いので値段のみで決めても問題ないかもしれません。
ただ、ご自身が代表取締役をされる場合は、来客者も出てくるのであなたのオフィスデザインもブランディングの一つとしておしゃれで高級感のあるオフィスをおすすめします。
また、取引先へのアクセスを簡単にするため、
活動エリアが決まっている場合で、会社に戻らずアポイントの間に集中してPC作業をしたいという方には特におすすめの活用方法です。
コスト削減のため
法人のお客様の場合は、一般オフィスを借りている場合が多いかと思いますので
その際、どのような点が一般オフィスと料金が違うのか理解する必要があるかと思います。
コスト削減のための一般オフィスとレンタルオフィスの初期費用の違い
一般小規模のオフィスに入居するためには、
入居前に敷金(8カ月～14か月分)・内装工事・通信設備工事・家具・
内装工事・什器備品が必要になってきます。
しかし、レンタルオフィスでしたら、オフィスデスクや椅子等は全て揃っており、入居預託金（2カ月～3か月分）のみで良いのでコストを70%～80%削減する事が可能になります。
一般オフィスとレンタルオフィスの月額費用の違い
一般オフィスの場合だと、ランニングコストで下記の費用が発生します。
・電気と空調費
・インターネットプロバイダー費用
・電話利用料
・コピー機のリース料
・賃貸料金
・共益費
しかし、レンタルオフィスでしたらその料金が全て月会費に組み込まれるので料金は50％～60％安くなります。
小規模の賃貸オフィスよりも料金で比較をするならばレンタルオフィスの方がお得に借りることができます。
働き方改革のため
通勤時間削減としてのサテライトオフィス・時差出勤・在宅勤務・テレワークなど働き方改革を進めている企業も多くあります。
最近では、小さな会社だけでなく、外資系企業の日本拠点や、日本の大手企業の地方拠点やサテライトオフィスとして、レンタルオフィスが使われるケースも増えています。
大手企業では都市部の場合、通勤に2時間以上かかる従業員も多数存在しています。国全体で働き方改革が叫ばれる中、特に関東圏では東京近郊の都市にサテライトオフィスを導入し、東京本社に出向かなくても出勤扱いにするような仕組みを取り入れる企業が増えています。
大手企業のサテライトオフィスにレンタルオフィスが利用されるのは、やはり経費の問題が大きいと言えます。レンタルオフィスであれば、通常の賃貸オフィスを借りるより設備を整える費用や人的コストが抑えられるため、従業員に支払う交通費と比べたときに、経費削減に繋がる場合が多いです。
パソコンひとつで仕事ができる業種では、今後こうしたレンタルオフィスの利用をする企業がさらに増えていくでしょう。
堅牢なITセキュリティ環境が必要
テレワークなどで在宅勤務をすると障害が出てきてしまいます。
新型コロナウィルス等でテレワークをする企業も多くなっておりますが、コミュニケーションの希薄性などいくつか課題もあります。
また、大手企業ですと仮想デスクトップ上に接続をしてパソコンを動かすことでテレワークを成功させている企業があります。社内でも専用LAN(VPN)接続をして社内情報漏洩をさせないように努力する企業もいます。
しかし、中小企業などIT環境が整っていない環境で、在宅勤務でもカフェなどの公衆無線LANや個人所有のインターネット環境で接続をしている方がいらっしゃいます。そのような環境ですとマルウェアの感染に繋がり情報漏洩が起こる可能性があります。
VPN接続環境が整っておりサーバーがあるレンタルオフィスもあります。
レンタルオフィスをサテライトオフィスとして、働く環境のハブとして利用することもおすすめです。
即入居が可能！オフィス移転のしやすいプロジェクトオフィス
レンタルオフィスは必要な備品はすべてそろっているので、すぐにでも入れます。
スタートアップの場合は、パソコンだけ持っていくだけで仕事ができます。
ただ、人気のレンタルオフィスの場合は空いていない場合もありますし、
「どうしてもそのオフィスがいい！」と言うお客様もいらっしゃいます。その場合は、
バーチャルオフィスで契約をしておいて営業担当に「個室オフィスが空いたら連絡をください。」とお伝えしていただけたら、法人登記をすることができホームページや登記情報を変えることなくバーチャルオフィスからレンタルオフィスへのご契約が可能になります。
法人の場合は、ITの大手企業に多く、「新しいプロジェクトとして早く入居したい。」と言った理由でスピード感を求められるためプロジェクトオフィスとしてレンタルオフィスを利用されます。
(人員増加をしたときに住所変更をせずに）増床/減床が可能
またレンタルオフィスの強みとして契約の途中でも増床が可能という事です。
一般オフィスの場合はオフィスを完全に移動させないといけませんが、レンタルオフィスの場合は、１人用オフィスから2人部屋オフィスに移動する場合も、「解約➡再契約」ではなく、「アップグレード」するだけなので人員の増加は営業担当にご連絡をいただけたら2人部屋に移動ができます。
また大手法人の場合のプロジェクトオフィスの方は、プロジェクトに何人必要なのか。わかりません。その調整のためにレンタルオフィスを借りて人数調整をして一般オフィスに移動されるお客様もいらっしゃいます。
短期からの契約が可能なため柔軟に契約内容を変更できる。
どのようなビジネスでも、ビジネスの拡大・撤退はあります。
スタートアップビジネスの場合は、レンタルオフィスで1年契約かバーチャルオフィスでの契約をすることをお勧めします。
大手のお客様になりますと、1か月単位の契約の場合は、料金は高くなりますが短期での契約も可能な場合もあります。
【まとめ】
今やレンタルオフィスは、個人起業家やフリーランサーのワークスペースとしてだけでなく、さまざま機能を活用できるようになっています。また、法人でのプロジェクトオフィスやサテライトオフィスなどの利用も含めて、用途も広がっています。
細かいサービス内容や費用はレンタルオフィスによって異なりますので、利用目的や使いたい機能を明確にし、条件に合うところを見つけて、有効活用するようにしましょう。
なお、エキスパートオフィスでは全てのオフィスが主要駅に近く、地震などの災害対策はもちろんのこと、部外者の侵入を厳しくチェックする万全のセキュリティ体制を採用し、充実のコンシェルジュサービスをご用意しています。また、会議室や広々としたラウンジスペースをご用意し、専用執務室にはオフィス家具、LAN、IP電話完備で即入居可能です。さらに、個人で利用できるコンパクトな執務室はもちろんのこと、大企業のプロジェクトオフィスとしてご利用頂ける大規模区画のオフィスもご用意しています。立地、機能、品質、デザインにこだわり抜いたワークスペースを、是非一度ご覧ください。
