【シェアオフィスとは】メリットや他のオフィス業態との違いを比較
高まるシェアオフィスのニーズ
働き方改革と新型コロナウイルスの影響により、リーズナブルで自由な働き方を支えるシェアオフィスの需要が高まっています。特に、テレワークの普及やサテライトオフィスの導入が急速に進み、自社の従業員を一か所に集めずに集団感染リスクを抑えるための施策として注目されています。 そこで今回は、シェアオフィスの定義とは？そのメリット・デメリットについて詳しく説明します。
シェアオフィスとは？
シェアオフィスという言葉の意味
シェアオフィスは、「shared office（シェアードオフィス）」、つまり共有する事務所という意味の日本語です。海外ではこの概念は「サービスオフィス」と呼ばれ、日本でも一部の運営会社はそのように表記します。シェアリングエコノミーが全盛の時代になったことで、「シェアオフィス」という新しい呼び名が使われるようになりました。
シェアオフィスと類似する用語との区別
シェアオフィスは運営業者によって形態やサービスはさまざまであり、呼び名は曖昧です。
シェアオフィスは、貸しオフィスのひとつの形態で、似たような言葉でコワーキングスペースがあります。オープンスペースで仕事をするという特徴は同じですが、その中でも、専用室を備え共用部の利用が会員とその来訪者に限られる特徴を持つオフィスを「シェアオフィス」、不特定多数が出入りする時間課金制のオフィスを「コワーキングスペース」と呼ぶことが多いです。
シェアオフィスとコワーキングスペースの違いやそれぞれの特徴について
シェアオフィスのメリットとデメリット
メリット
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多種多様なサービス、法人登記や住所利用が可能なところも！
法人登記、住所利用、郵便物転送などは、シェアオフィスを利用する企業家にとって重要なサービスです。詳細はコチラの記事で詳しく解説しております。
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初期投資を抑えて事業開始可能：
シェアオフィスの利用は、初期投資を抑えて事業を始めるスタートアップにピッタリです。初期コストとランニングコストを抑えつつ、好立地のビルでの活動が可能となります。
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魅力的なオフィスが社員の意欲向上につながる
人気のエリアのオフィスや、広々としたオフィススペース、高機能なデスクや座席は、仕事の効率が上がり、企業の魅力を高め、特にITや広告業界では、おしゃれなシェアオフィスは人材確保に有利となります。
デメリット
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セキュリティとプライバシーの問題: シェアオフィスでは多くの人が出入りするため、情報漏洩が問題になる可能性があります。そのため、入退室管理が厳格なシェアオフィスを選ぶことが重要です。特に機密情報を扱う場合は、個室のあるシェアオフィスの利用が推奨されます。
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仕事環境の問題: オフィスの環境によっては、他者の視線や雑音により集中できないことがあります。交流を重視したコワーキングスペースでは、人の話し声や打ち合わせの声が気になることもあります。目的に応じて施設を選ぶことが重要です。
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共有設備利用の問題:
小規模なシェアオフィスでは満席になることがあり、また共有設備の利用は空き状況に左右されるため、利用前に内覧を行い、混雑が予想される場合は営業担当に確認し、また必要なときに会議室が利用できるよう予約を忘れないよう注意が必要です。
シェアオフィスの選び方
シェアオフィスには基本的な仕事に必要な環境が用意されていますが、
提供される機能やサービスのレベルはさまざまです。
以下のような観点で自社のニーズを整理把握し、必要な機能やサービスレベルが備わったシェアオフィスを選びましょう。
- **立地条件：**好立地のシェアオフィスは活動をしやすく、取引先からも好印象を持たれます。主要駅近辺や目立つ建物にあると、顧客の訪問やセミナー開催などもしやすくなります。
- **利用時間：**24時間利用可能なシェアオフィスは、急な仕事にも対応でき、自分の都合に合わせて働けます。
- **料金と設備：**料金設定や契約形態はプランにより異なるため、自分のニーズに合ったものを選びましょう。また、インターネットやOA機器、ロッカーなどの設備や備品が充実しているかも重要です。
- **施設の規模と充実度：**頻繁に会議室を利用する場合は、会議室の広さ、部屋数、利用料金を確認し、受付スタッフが来客対応や電話対応を行えるかも確認しましょう。さらに、法人登記、住所利用、郵便物転送、社名表示、専用電話番号やFAX番号取得など、企業としての対外的なオフィス環境を整えるためのオプションサービスの有無も確認することが重要です。
シェアオフィスのはどんな人におすすめ？
以前は個人や少人数のチームが主に利用していたシェアオフィスですが、最近では一般企業も利用するようになりました。これは、シェアオフィスが提供する多様なリソースとフレキシブルな働き方に対する需要が高まっていることを示しています。
他にもレンタルオフィスやバーチャルオフィスなど、さまざまなオフィス利用の選択肢が存在しますが、それぞれには特徴やメリットがあります。シェアオフィスを利用することを特におすすめする方は以下のようなケースです。
- シェアオフィスでの交流にメリットを感じる方
- コワーキングスペース利用を目的とし自分専用の席や個室がなくてもいい方
- 外出したり打ち合わせしたりする時間の多い方
- 一定期間プロジェクトを推進するための小規模オフィスとして利用したい方
目的や用途にあったシェアオフィスを選ぶことが大事
シェアオフィスは、各施設で大きく雰囲気が異なる、空間や設備をシェアする貸しオフィスです。働き方改革の中で自由な働き方を支持し、新型コロナウイルスによるオフィス対策の一環として一般企業も積極的に検討しています。利用する際は、目的や用途に合った施設を選ぶことが重要で、エキスパートオフィスでは多種多様な業種のビジネスパーソンやフリーランスが、高機能なオフィスを用途に応じて使い分けることができます。エキスパートオフィスは、高級感と機能性を兼ね備え、セキュリティ面も重視しています。そのため、静かで落ち着いた環境のシェアオフィスとして利用され、個人事業主、起業家、企業の経営者や総務担当者からの問い合わせも多いです。
